30. marts 2011
Referat ved den ekstraordinære generalforsamling den 25.3.2011
Ad. Pkt. 1. Valg af dirigent
Der blev foreslået Carsten Müler og Poul Skræddergaard.
Carsten Müler blev valgt.
Ad. Pkt. 2 Aflæggelse af regnskab for 2010
Carsten Müler berettede om hvorfor vi er indkaldt til denne forsamling. Der er uoverensstemmelse i regnskabet. Brian Hansen for AP Revisorer får ordet og gennemgår regnskabet. Brian konstaterer at der er en difference på kr. 43.500 for regnskabet 2010 og 2011 frem til og med d.10 marts 2011. Der foreligger en rapport fra revisionsfirmaet.
Suzi Olsen gør rede for hvad der har været gjort af tiltag i den forløbne sag. Bestyrelsen har haft møde med den tidligere kasserer, Jeanie Rasmussen, for at hun kunne redegøre for den difference som Frank Christoffersen og Suzi Olsen i første omgang kommer frem til. Kassereren har ikke kunne dokumentere differencen.
Bestyrelsen beslutter at sætte en ekstern revisor på for at få en uvildig redegørelse for hvordan regnskabet for 2010 reelt ser ud.
Da bestyrelsen får rapporten fra revisionsfirmaet, indkalder man den tidligere kasserer igen for en samtale. Kassereren møder ikke op. Bestyrelsen indkalder pr. anbefalet brev, for at sikre at den juridiske procedure bliver overholdt. Kassereren udebliver igen. Dagen efter bliver der sendt endnu et anbefalet brev, hvori bestyrelsen kræver en tilbagebetaling af differencen, eller at kassereren skal indgå et forlig med bestyrelsen. Der bliver sat en frist på 3 dage. Derudover bliver der ringet til Jeanie for at få en dialog i gang.
Efter at have modtaget sidstnævnte brev reagerer Jeanie og tager en samtale med Carsten Müler som bestyrelsen har udpeget til at tage kontakten. Jeanie nægter at have tilegnet sig midler fra klubbens konto, men kan ikke redegøre for de store beløb der er hævet særligt november og december 2010 samt januar og februar 2011. Det har været vigtigt for bestyrelsen at overholde alle juridiske tiltag, for at kunne indgive en politianmeldelse. Dette er nu sket.
Det fremlagte regnskab på generalforsamlingen for regnskabsåret 2010 blev godkendt med 18 stemmer for og 2 stemmer imod.
Ad. Pkt. 3 Indkomne forslag
Bestyrelsen har foreslået følgende for at imødegå en evt. lign. Sag. :
Forslag til fremtidig omgang med klubbens konto:
Kontantbeholdningen afskaffes helt.
Alle kontingensindbetalinger m.m. skal ske direkte til foreningens bankkonto.
Alle betalinger af eksterne omkostninger sker direkte til den eksterne leverandør via foreningens bankkonto.
Hvis et medlem har afholdt et udlæg for foreningen, overføres beløbet til medlemmet via foreningens bankkonto.
Hvis der skal udbetales et beløb, hvor der ikke kan forefindes kvittering, skal mindst 2 bestyrelsesmedlemmer underskrive sammen på blåt udgiftsbilag.
Kassereren aflægger regnskab til revisor og bestyrelse hvert halve år. Bestyrelsen underskriver og godkender regnskabet, hvis det er i orden.
Der blev debatteret frem og tilbage om forskellige muligheder om hvordan man kunne få det til at hænge sammen, uden at det skulle blive et tungt system at arbejde med.
Der blev foreslået at regnskabet skulle fremvises for bestyrelsen hvert kvartal. Der blev stemt om dette punkt, og 2 stemte for. Så det forslag blev forkastet.
Der bliver foreslået at 2 bestyrelsesmedlemmer i forening, disponerer over klubbens konto og at bestyrelsen selv pålægger sig gældende regler. Der blev stemt om dette forslag og det vedtages enstemmigt og forslag fra bestyrelsen bortfalder.
Bestyrelsen anbefaler en politianmeldelse af Jeanie Rasmussen. Der er enighed om at bestyrelsen politianmelder Jeanie Rasmussen.
Ad. Pkt. 4. Valg af kasserer
Der bliver opfordret til at melde sig til posten. Ingen melder sig. Bestyrelsen peger på Suzi Olsen som bliver enstemmigt valgt.
Ad. Pkt. 5. Evt.
Der blev spurgt om hvor mange der kommer fra Mopa klubben den 16 + 17 april og hvad de betaler.
Der kommer ca. 15 både og de betaler 40 kr. pr. båd for at benytte rampen og klubhus, der går til ungdomsklubben.
Der blev foreslået at Mopa klubben køber materiale til klubben som ønskes, i stedet for at betale penge. Bestyrelsen tager dette til efterretning.
Referent: Suzi Olsen